T-Workx zijn ‘TopTeam-aanpak’ ontwikkeld voor de invoering en ontwikkeling van zelfsturende teams. Kort gezegd: een aanpak om van een ’gewoon’ team een ‘topteam’ te maken. In de TopTeam-aanpak onderscheiden wij vijf fasen. Deze fasen markeren het groeipad dat teams doorlopen om van een gewoon team stapsgewijs te transformeren naar een zelfsturend ‘topteam’. Per fase spelen andere factoren een rol en worden er in de team- en leiderschapsontwikkeling andere accenten gelegd.
De TopTeam-aanpak bestaat uit vijf fasen
Deze fasen zijn voor een deel overlappend. De snelheid waarmee de opeenvolgende fasen doorlopen kunnen worden, is afhankelijk van de uitgangssituatie, het leervermogen en de kracht van het team. Wat zijn de kerntaken van het team? Hoe is de functionele en vaktechnische inzetbaarheid van teamleden? Hoe sterk is de onderlinge verbondenheid en sfeer? Hebben teamleden voldoende vertrouwen in de leiding? En hoe sterk is het vertrouwen van de teamleiding in zijn team? Spelen er onderhuidse irritaties of zijn er conflicten die eerst opgelost moeten worden? Is de opdracht voor het team duidelijk voor iedereen?
Per fase wordt de betrokkenheid van de individuele medewerkers bij het team steeds groter en de samenhang steeds hechter. Van een verzameling individuen wordt stapsgewijs een hecht team gevormd. Met als einddoel een resultaatgericht, klantgericht en zelfsturend team. Een team dat slagvaardig en ondernemend is en een open cultuur heeft. Een team dat extern gericht is, open staat voor de omgeving en nauw samenwerkt met andere teams, afdelingen, leveranciers en klanten.
De verschillende fasen hebben ieder hun eigen kenmerken en aandachtspunten
In de eerste fase ligt het accent op ‘verkennen’. De uitgangssituatie wordt in kaart gebracht en het gewenste einddoel wordt omschreven. De sfeer en het vertrouwen tussen teamleden wordt versterkt. Het resultaat is een gezamenlijk beeld van de ‘uitdaging’ en de succesfactoren voor verandering. Medewerkers zijn verbonden met zichzelf, de groep en de uitdaging. De uitkomsten van deze verkenningsfase vormen de basis voor het invullen van de volgende fase
In de tweede fase ligt het accent op ‘verbreden’. Het doel van deze fase is een bredere inzetbaarheid van teamleden waardoor de flexibiliteit en slagvaardigheid van het team toeneemt. Het gaat in deze fase om het realiseren van taakvolwassenheid. Het takenpakket wordt breder en teamleden gaan over taken rouleren.
In de derde fase ligt het accent op ‘verdiepen’. Het accent verschuift naar het vergroten van het zelforganiserend vermogen van het team. Door het integreren van regeltaken in het team. Denk aan werkoverleg, detailplanning, verlofplanning, bewaken veiligheidsinstructies en maken rapportages. In deze fase wordt ook gekeken naar toepassing van beloningsystemen gebaseerd op teamwerk en teamprestaties.
In de vierde fase ligt het accent op ‘verbeteren’. De onderlinge band en interne samenwerking tussen teamleden wordt hechter. Het team wordt meer en meer zelf verantwoordelijk voor de te behalen resultaten en de middelen die daarvoor ter beschikking staan (integraal management). Het team beoordeelt zelf het functioneren van het team en de teamleden, lost zelfstandig conflicten op en voert zelf verbeteringen door. Verder versterken van de verbinding tussen het team en andere interne en externe teams en omgeving (stimuleren ondernemerschap en proactiviteit) Verankeren van het teamwerk, de resultaten e.d. ze niet afhankelijk laten zijn van de huidige teamsamenstelling, maar ook bij wisselingen in het team moet het zelforganiserend team probleemloos blijven functioneren.
In de vijfde fase ligt het accent op ‘versnellen’. Dit betekent dat het team continu zelfstandig verbetert en vernieuwt. Het team staat proactief open voor veranderingen in de (interne en externe) omgeving. Het team is ondernemend en slagvaardig. Het eindresultaat is een team dat resultaatgericht, klantgericht en zelfsturend opereert. Teamervaringen en best-practices delen met andere teams. (lerende organisatie) waardoor de invoering van zelfsturende teams wordt versneld. Introduceren van (virtuele) kenniskringen (netwerken o.b.v. thema’s, specialismen).
Het fasenmodel kan op verschillende manieren gebruikt worden
Allereerst om te kijken hoe ver teams zijn in hun ontwikkeling.(in combinatie met de Teamwork Quickscan) Daarnaast kan het gebruikt worden als leidraad voor het bepalen van de noodzakelijke vervolgstappen. Verder geeft het een indicatie waar in het proces regeltaken van ondersteunende diensten overgedragen kunnen worden aan de teams. Als laatste biedt het model handvatten voor het leidinggeven aan het team. Gedurende de teamontwikkeling veranderen namelijk de rol- en taakverdeling tussen de leidinggevende en de teamleden. Daarbij is het de vraag wanneer het moment geschikt is om taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden aan het team over te dragen.
In de praktijk kunnen verschillende gradaties van zelfsturing voorkomen. Van enige mate van zelforganisatie tot een volledig autonoom werkend zelfsturend team. Het is niet altijd nodig (en soms onverstandig) om naar 100% zelfsturing te streven. Maar over het algemeen is versterking van zelforganisatie en zelfsturing van teams nodig om als organisatie sneller, flexibeler en klantgerichter te kunnen optreden.
Aandacht voor mens en resultaat
Bij de ontwikkeling van zelfsturende teams moet de aandacht voor de zakelijke kant (presteren) en sociale kant (sfeer) in balans zijn. De ervaring leert dat een te eenzijdige nadruk op het een of ander, de ontwikkeling en het presteren van het team niet ten goede komt. De sfeer in een team en de aandacht voor de teamprestaties moeten in balans zijn. Het werken met zelfsturende teams moet immers een win-win situatie opleveren voor organisatie en medewerkers.
Teamontwikkeling is een geleidelijk proces en vindt gedurende langere tijd plaats. Soms is het verstandig een versnelling aan te brengen en soms kan het beter zijn om het proces tijdelijk enigszins te bevriezen. Het ontwikkelen van zelfsturende teams betekent ‘meeveren’ met de dynamiek binnen en buiten het team waarbij het belangrijk is om het beoogde einddoel voortdurend voor ogen te houden.
Meer informatie over zelfsturende teams en verbindend leiderschap
Wilt u meer informatie over het over het bouwen van succesvolle zelfsturende teams en het realiseren van verbindend leiderschap, neem dan contact met ons op. Wij zijn u graag van dienst.
Geen opmerkingen:
Een reactie posten