Door voortdurende bezuinigingen worden de klassieke afdelingen en teams ontmanteld en ingeruild voor zelfsturende teams. Deze teams komen vaak in een situatie waarbij zij opdrachten krijgen van meerdere managers. Zo veranderen zelfsturende teams in multitask teams, helaas ook vaak met multi-problemen.
In een ideale situatie zou een multitask team er zo uitzien:
- Managers en teamleden zijn betrokken en hebben een gemeenschappelijk belang.
- Geen manager probeert belangrijker te zijn dan de ander.
- De teamleden weten wat hun taken en prioriteiten zijn en focussen op het resultaat.
- De teamleden zijn flexibel, weerbaar, conflictvaardig en hebben zelfvertrouwen.
- De teamleden en managers vertrouwen elkaar en werken in harmonie samen.
Mijn ervaring met het trainen van deze multitask teams is, dat het in de praktijk toch wel wat anders werkt. Managers hebben vaak conflicterende agenda’s of er spelen verschillende belangen vanuit het oogpunt van de directie.
Communiceren is het belangrijkste bij het werken in een multitask team
Als jouw managers niet kunnen samenwerken, is onderhandelen de enige manier om een win-win situatie te verkrijgen. Vertel beide managers wat de een wil en wat de ander wil en biedt een oplossing aan waarbij de managers tot een consensus kunnen komen. Helder communiceren is uiteindelijk de beste manier om jouw managers tevreden te houden. Wees daarom duidelijk over afspraken en deadlines. Geef de managers op tijd feedback over wat er speelt en wat jouw rol daarbij is. Mensen die moeite hebben met een multitask team zijn degene die moeilijk kunnen communiceren en die conflicterende situaties persoonlijk opvatten. Medewerkers die onervaren zijn met multitasking zouden zeker meer kennis en vaardigheden moeten hebben om te kunnen “jongleren” met meerdere managers, in tegenstelling tot hun ervaren collega’s die gewend zijn om voor meerdere managers te werken. Zij bezitten wel de competenties en vaardigheden om in te zien hoe iedere manager communiceert en wat hij wil bereiken.
Werkdruk en prioriteit stellen
Medewerkers in multitask teams ervaren werkdruk en de prioriteit van de opdrachten van de managers als meest lastig.
In die lastige situaties moet je onderhandelen. Vraag je managers te overwegen of de prioriteiten anders zouden kunnen liggen en of ze kunnen accepteren dat het werk wat later afkomt. Het antwoord zou nee kunnen zijn maar dan heb je het in ieder geval geprobeerd. Je leert vrij snel welke manager wil samenwerken en welke manager meer weerstand heeft.
Geef managers in ieder geval altijd een alternatief in plaats van een ijskoud “ik kan dat niet.” Leer wat de managers voor stijl van communiceren hebben en maak duidelijk aan ze wat je aan het doen bent en voor wie. Manager A zal je willen controleren en continue op de hoogte gehouden willen worden van het tijdspad. Manager B zal je meer loslaten en alleen van jou de verzekering willen hebben dat het werk afkomt op de afgesproken tijd en goed gedaan wordt. Laat in ieder geval altijd weten aan je opdrachtgevers welke werkzaamheden je voor welke manager aan het doen bent.
In die lastige situaties moet je onderhandelen. Vraag je managers te overwegen of de prioriteiten anders zouden kunnen liggen en of ze kunnen accepteren dat het werk wat later afkomt. Het antwoord zou nee kunnen zijn maar dan heb je het in ieder geval geprobeerd. Je leert vrij snel welke manager wil samenwerken en welke manager meer weerstand heeft.
Geef managers in ieder geval altijd een alternatief in plaats van een ijskoud “ik kan dat niet.” Leer wat de managers voor stijl van communiceren hebben en maak duidelijk aan ze wat je aan het doen bent en voor wie. Manager A zal je willen controleren en continue op de hoogte gehouden willen worden van het tijdspad. Manager B zal je meer loslaten en alleen van jou de verzekering willen hebben dat het werk afkomt op de afgesproken tijd en goed gedaan wordt. Laat in ieder geval altijd weten aan je opdrachtgevers welke werkzaamheden je voor welke manager aan het doen bent.
Een goede manier om iedereen aan prioriteiten en deadlines te houden is het gebruik van een digitale agenda. Vraag de managers welke werkzaamheden de meeste prioriteit hebben zodat er onderling geen misverstanden kunnen ontstaan. Je laat zien dat je professioneel werkt met een goede beheersing van timemanagement en relatiebeheer.
Het werken in een multitask team heeft ook voordelen; het levert je veel relaties op en je kunt ervaring opdoen met de kennis en managementstijl van je verschillende managers.
Speerpunten multitask team:
Communicatie
- Zorg dat iedere manager weet wat je doet, wanneer je het doet en wanneer iets af is.
- Ken de verschillende managementstijlen.
- Duidelijke en heldere communicatie.
- Doe wat je hebt afgesproken en blijf positief.
- Werk aan vertrouwen- Geef alternatieven.
Prioriteiten
- Laat de managers je helpen met prioriteiten stellen.
- Kom zelf met alternatieven.
Feedback
- Zorg voor een structurele feedback na een maand of na ieder project.
- Vraag regelmatig feedback aan collega’s en managers.
Georganiseerd
- Zorg dat je georganiseerd werkt.
- Werk met een digitale agenda.
Multitask team
- Maak van je werksituatie een lerende situatie, werken in een multitask team brengt je veel kennis van managementstijlen en het leren omgaan met verschillende managers.
Communicatie
- Zorg dat iedere manager weet wat je doet, wanneer je het doet en wanneer iets af is.
- Ken de verschillende managementstijlen.
- Duidelijke en heldere communicatie.
- Doe wat je hebt afgesproken en blijf positief.
- Werk aan vertrouwen- Geef alternatieven.
Prioriteiten
- Laat de managers je helpen met prioriteiten stellen.
- Kom zelf met alternatieven.
Feedback
- Zorg voor een structurele feedback na een maand of na ieder project.
- Vraag regelmatig feedback aan collega’s en managers.
Georganiseerd
- Zorg dat je georganiseerd werkt.
- Werk met een digitale agenda.
Multitask team
- Maak van je werksituatie een lerende situatie, werken in een multitask team brengt je veel kennis van managementstijlen en het leren omgaan met verschillende managers.
Meer informatie over zelfsturende teams en multitask teams
Wil je meer informatie over het bouwen van succesvolle zelfsturende teams en het realiseren van een goed werkend multitask team, neem dan contact met mij op.
Geen opmerkingen:
Een reactie posten